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Dans le cadre de la navigation sur le site et via le logiciel de gestion d’œuvres sociales (ci-après « le Site »), le Comité des Œuvres Sociales est amené à collecter et à traiter des données à caractère personnelles au sens du Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016 (ci-après « le RGPD ») et de la loi Informatique et Libertés modifiée du 6 janvier 1978.
La présente Politique a pour objet d’expliquer aux bénéficiaires des activités sociales et culturelles du Comité des Œuvres Sociales, les modalités de traitement de leurs données à caractère personnel (ci-après « Données Personnelles »), sur le Site, par le Comité des Œuvres Sociales, agissant en qualité de responsable du traitement au sens du RGPD.
Données collectées et traitées
Conformément au principe de minimisation, le Comité des Œuvres Sociales ne collecte que les Données Personnelles strictement nécessaires aux finalités pour lesquelles elles sont traitées ou des textes en vigueur applicables à ces traitements.
Le Comité des Œuvres Sociales peut recueillir des Données Personnelles vous concernant, directement auprès de vous ou indirectement via les services des ressources humaines des collectivités et établissements publics dont il assure la gestion des œuvres sociales.
Bases légales
Le Comité des Œuvres Sociales traite vos Données Personnelles selon les bases légales correspondant à chaque type de traitement (selon les cas votre consentement, l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles prises à votre demande ou le respect d’obligations légales) conformément à l’article 6 du RGPD.
Finalités de traitement des Données
Les traitements de Données Personnelles mis en œuvre par, le Comité des Œuvres Sociales poursuivent les finalités suivantes :
Durée de conservation
Le Comité des Œuvres Sociales ne conserve les Données Personnelles que pour la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées et afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales, et sociales) :
- Gestion administrative des bénéficiaires, communication et messagerie, gestion des données d’identification et d’authentification : la durée d’adhésion ;
- Traitement des réclamations : trois (3) mois ;
- Gestion de la comptabilité : Les pièces comptables et les pièces justificatives comme les factures, bons de commandes sont conservés dix (10) ans ;
- Prêts et aides sociales exceptionnelles : cinq (5) ans à compter du remboursement du crédit ou de l’aide ; Six (6) mois en l’absence de conclusion du contrat, y compris en cas de rejet par le Comité des Œuvres Sociales ;
- Prestations de prévoyance : la durée du contrat obsèques ;
- Prestations de loisirs, de voyage et locations saisonnières : L'historique est conservé pendant cinq (5) ans, afin de privilégier les agents en ayant le moins bénéficié ;
- Gestion des cookies de navigation sur le site Internet : durées indiquées sur la notice d’information relative au dépôt des cookies.
Destinataires des Données
Les destinataires des Données Personnelles traitées par le Comité des Œuvres Sociales sont :
- La Sté EDENRED FRANCE S.A.S aux fins d’hébergement, du support et de la maintenance du Site, d’accompagnement à l’utilisation de la solution ;
- La Ville de Limoges aux fins de traitement des incidents informatiques et d’hébergement des dossiers numériques de gestion du Comité des Œuvres Sociales;
- Les organismes sociaux et établissements bancaires, Harmonie mutuelle, les voyagistes et organismes de loisirs pour la gestion des différentes prestations.
Sécurité des données
Le Comité des Œuvres Sociales s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la réglementation applicable en matière de protection des données, en mettant en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées (sensibilisation et formation du personnel, chiffrement des données et des échanges, etc…). Ces mesures sont destinées à protéger les Données Personnelles contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.
Le Comité des Œuvres Sociales veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les Données Personnelles, soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les Données Personnelles la formation nécessaire en matière de protection des Données Personnelles.
Droits des personnes concernées
En écrivant au Délégué à la protection des données du Comité des Œuvres Sociales (dpo@ville-limoges.fr) vous pouvez accéder aux données vous concernant et demander leur rectification si vous estimez qu’elles sont inexactes ou incomplètes, demander la suppression des données périmées ou dont le traitement serait illicite, demander la limitation de leur traitement et la portabilité de vos données.
Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) :
- Sur le site web de la CNIL (www.cnil.fr/fr/plaintes).
- Par courrier postal en écrivant à : CNIL - Service des Plaintes - 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07.
